Toolbox Sociale Veiligheid
Een veilige organisatie begint met duidelijke afspraken én praktische handvatten. In deze toolbox vind je instrumenten die wij in ons werk als vertrouwenspersonen gebruiken om vrijwilligersorganisaties te helpen bij sociale veiligheid en integriteit. Alle tools zijn getoetst in de praktijk, direct toepasbaar en eenvoudig aan te passen aan de situatie binnen jouw organisatie.
De tools dienen ook als inspiratie: je kunt ze gebruiken, combineren en aanpassen om jouw eigen beleid samen te stellen, passend bij de cultuur, omvang en behoeften van jouw vrijwilligersorganisatie.
Deze toolbox is mogelijk gemaakt door sponsoring van Diorapthe, Elise Mathilde Fonds, Fonds 1818, K.F. Hein Fonds, Oranje Fonds. Met hun donaties is het mogelijk geweest nog meer te doen ten behoeve van organisaties met vrijwilligers.
Stap 1: Bewustwording creëren
Bewustwording is de eerste stap. Bestuur en vrijwilligers moeten weten wat sociale veiligheid inhoudt en waarom afspraken nodig zijn. Onze draaiboeken helpen om dit gesprek op gang te brengen: binnen het bestuur en met teams. In verschillende vormen en tijdsduren. We kunnen uiteraard ook maatwerk bieden als dat nodig is.
Stap 2: Risico's inventariseren
Elke organisatie kent andere risico’s. Daarom is het belangrijk om deze structureel in kaart te brengen. De checklist van VrijwilligerswerkNL helpt om snel inzicht te krijgen in wat goed gaat en waar mogelijke risico’s zitten op het gebied van sociale veiligheid. Wij hebben een instrument ontwikkeld waarmee je op verschillende manieren met deze checklist kunt omgaan.
Stap 3: Aannamebeleid voor vrijwilligers
Een zorgvuldig aannamebeleid zorgt voor een warme en veilige start voor nieuwe vrijwilligers. Het beschrijft onder andere een goede kennismaking, afspraken over verantwoordelijkheden en wanneer een VOG nodig is. Wil je weten of jouw organisatie in aanmerking komt voor een gratis VOG, kijk dan naar een instructiefilmpje van VrijwilligerswerkNL.
Stap 4: Gedragsregels opstellen
Gedragsregels geven duidelijkheid over welk gedrag gewenst is en welk gedrag niet. Het werkt het beste om ze samen met vrijwilligers te ontwikkelen.
Stap 5: Meldprotocol
Wanneer er iets misgaat, moet duidelijk zijn wat de stappen zijn. Een helder meldprotocol beschrijft waar iemand terecht kan en hoe de organisatie meldingen opvolgt.
Stap 6: Klachtenregeling
Een duidelijke en toegankelijke klachtenprocedure is belangrijk voor alle soorten klachten, niet alleen bij grensoverschrijdend gedrag.
Stap 7: Vertrouwens(contact)persoon
Een veilige organisatie heeft idealiter een externe vertrouwenspersoon en eventueel een interne vertrouwenscontactpersoon. Hier vind je een uitleg met verschillen en overeenkomsten.
Stap 8: Blijvende aandacht
Zorg ervoor dat je in ieder geval een keer in het jaar tijdens een werkoverleg, of op een ander moment, stilstaat bij het onderwerp. Liefst in de aanwezigheid van vertrouwenspersoon. Of neem het mee in een enquête of tevredenheidsonderzoek. Dat geeft je de gelegenheid om het beleid bij te stellen.
Stap 9: Beleid
Laat al deze stappen terugkomen in beleid. Een goed preventief beleid laat zien dat je als bestuur sociale veiligheid serieus neemt. Het vormt de basis voor een veilig klimaat en hoort onderdeel te zijn van het bredere vrijwilligersbeleid.
In deze stap vind je o.a.:
Ondersteuning nodig?
Wil je dat we meedenken, een werksessie begeleiden of helpen bij het opstellen van beleid? Neem gerust contact met ons op. We helpen je graag verder!
Tenslotte...
SESAM is niet de enige organisatie, die informatie beschikbaar stelt over sociale veiligheid. Veel koepelorganisaties zoals sportbonden hebben eveneens goede informatie. We noemen er een paar:
www.vrijwilligerswerk.nl
www.nocnsf.nl
www.scouting.nl
www.movisie.nl
www.lkca.nl
www.kunstgebouw.nl
Ook zijn er rapporten die – hoewel ze veelal gebaseerd zijn op een professionele betaalde werkvloer – inzichten en handvatten bieden voor vrijwilligersorganisaties. Zonder uitputtend te willen zijn: