Eugene Janssen en Arjen Vonk zijn beiden ervaren adviseurs bij SESAM Academie en hebben hun sporen ruim verdiend in respectievelijk de woningcorporatiesector en de financiële wereld. Toen de gemeente Nijmegen hen in het najaar 2023 vroeg om het Hobbycentrum Nijmegen-Oost te helpen, troffen ze een organisatie aan die financieel en bestuurlijk worstelde. Samen met het bestuur en de twee coördinatoren gingen ze aan de slag om het centrum weer toekomstbestendig te maken.
Eugene: “Het eerste wat we hebben gedaan, was in kaart brengen wat er financieel speelde. Het was van belang om het bestuur met de nieuwe voorzitter mee te laten denken over de financiële situatie. De toenmalige penningmeester had wel een beeld van de inkomsten en uitgaven, maar er zat geen duidelijke lijn en structuur in. Bovendien werden veel zaken dubbel geregistreerd, wat onnodig veel werk opleverde.”
Arjen vult aan: “Er waren ontzettend veel verschillende kleine inkomstenstromen, die allemaal op een andere manier werden verwerkt. Daardoor was het moeilijk om grip te krijgen op de financiële situatie. We hebben samen met het bestuur gekeken hoe ze dit konden vereenvoudigen, bijvoorbeeld door kosten voor materialen direct in de cursusprijs op te nemen.”
In het voorjaar van 2024 is die financiële duidelijkheid gecreëerd. Bovendien kwam er een nieuwe penningmeester in beeld. De ‘oude’ penningmeester heeft eind 2023, wegens het bereiken van de maximale bestuurstermijn, het bestuur verlaten.
Ruimte efficiënter benutten
Een ander knelpunt was het gebruik van de ruimtes. Activiteiten vonden vaak op verschillende plekken tegelijk plaats, wat resulteerde in hogere huurkosten. Eugene: “We hebben samen met het bestuur gekeken naar een efficiëntere planning, zodat activiteiten meer op elkaar volgden in plaats van naast elkaar. Hierdoor werd het gebruik van ruimtes geoptimaliseerd en daalden de kosten aanzienlijk.”
Het bestuur versterken
Naast financiële stabiliteit was er ook aandacht nodig voor de organisatie zelf. Arjen: “Het bestuur had het moeilijk en was zoekende naar de juiste rolverdeling. Vooral de penningmeester had weinig ervaring met financiële administratie. Ik heb haar begeleid en laten zien dat het niet zo ingewikkeld hoeft te zijn. Het gaat erom inzicht te krijgen en met vertrouwen beslissingen te nemen.” Helaas moest de penningmeester vanwege persoonlijke omstandigheden stoppen, wat betekende dat het bestuur opnieuw moest worden versterkt.
Eugene: “Momenteel zijn er drie bestuursleden, waarvan twee bestuursleden echt actief zijn. En dat is kwetsbaar. Daarom is het een belangrijke volgende stap om nieuwe bestuursleden te werven en duidelijk te maken wat hun rol precies inhoudt. Het bestuursbesluit is genomen, de werving start na de carnavalsvakantie.
De werkorganisatie versterken
Om het mogelijk te maken dat het vrijwilligersbestuur ook minder belast wordt, gaan de twee coördinatoren ook steeds belangrijker worden. Afgelopen jaar heeft het bestuur een nieuwe taakomschrijving gemaakt en zijn er nieuwe werkwijzen afgesproken. Door het vertrek van een van de coördinatoren en de komst van een nieuwe persoon is dit proces versneld en verstevigd.
De toekomst: samenwerking en focus
Het Hobbycentrum staat er in februari 2025 inmiddels beter voor, maar er blijft werk aan de winkel. De gemeente heeft aangegeven dat er bezuinigingen aankomen, wat gevolgen kan hebben voor de vier hobbycentra in Nijmegen.
Eugene: “We helpen dit jaar niet alleen Hobbycentrum Nijmegen-Oost, maar kijken ook hoe we de samenwerking tussen de vier hobbycentra in de stad kunnen verbeteren. Dat is noodzakelijk om financieel gezond te blijven en de maatschappelijke functie te behouden.”
Arjen: “Daarnaast moeten we het bestuur blijven ondersteunen in het maken van realistische plannen. Bijvoorbeeld door een meerjarenbegroting te maken en vooruit te kijken, zodat ze kunnen inspelen op veranderingen in de toekomst.”
Van crisis naar stabiliteit
Het afgelopen jaar heeft het bestuur enorme stappen gezet. Voorzitter Gemma Koomen speelde daarin een cruciale rol. Eugene: “Zonder afbreuk te doen aan de andere bestuursleden, maar als de voorzitter Gemma er niet was geweest, had het Hobbycentrum nu niet meer bestaan. Ze heeft zich er vol overgave op gestort en ervoor gezorgd dat er inzicht kwam in financiën en dat er strakker werd gestuurd op de bezetting van ruimtes en activiteiten.”
De uitdaging voor 2025 is om de volgende stap te zetten: van een bestuur dat regelt en uitvoert naar een bestuur dat stuurt en richting geeft. Arjen: “Bestuursleden in vrijwilligersorganisaties hebben vaak de neiging om zelf te veel taken op zich te nemen. Maar een bestuur moet niet alles zelf doen, het moet kaders scheppen en het team het werk laten uitvoeren. Dat bewustzijn is er nu en dat is een enorme winst.”
Met een sterker bestuur, een financieel gezondere basis en een efficiëntere organisatie is het Hobbycentrum Nijmegen-Oost klaar voor de toekomst. SESAM Academie blijft de komende tijd ondersteunen waar nodig. Daardoor kan de organisatie niet alleen blijven voortbestaan, maar kan zij blijven groeien en bloeien.