Met zijn achtergrond als accountant, controller en financieel directeur in de gezondheidszorgsector is SESAM adviseur Han van Leeuwen (67) gepokt en gemazeld als het gaat om een deugdelijk bestuur en beleid. Samen met collega Hans van Oort gaat hij aan de slag met Stichting Swimpact.
“Toen ik voor het eerst in contact kwam met Stichting Swimpact, was ik direct geraakt door de passie en inzet van Tessa Laan, de oprichtster. Ze was vastberaden om een probleem aan te pakken dat vaak over het hoofd wordt gezien: het gebrek aan zwemvaardigheden onder vluchtelingen in Nederland. Wat ooit begon als een klein initiatief, waarbij Tessa een uurtje per week het zwembad de Kwakel in Utrecht huurde om een groepje vrouwen te leren zwemmen, was inmiddels uitgegroeid tot een volwaardige stichting met een groeiend aantal deelnemers.
Ik sprak haar tijdens een beursdag in Utrecht. Het werd al snel duidelijk dat ze hulp nodig hadden om hun stichting naar een hoger niveau te tillen. Swimpact had in de eerste jaren enige subsidies ontvangen van de gemeente, maar om hun werk op een duurzame en structurele manier voort te zetten, was verdere professionalisering nodig. Dat is waar ik, samen met mijn collega Hans, in beeld kwam.
Intensief proces
Onze eerste taak was het opstellen van een helder beleidsplan en een bijbehorende begroting. Dit document zou niet alleen als basis dienen voor hun toekomstige werkzaamheden, maar ook essentieel zijn voor het indienen van een nieuwe subsidieaanvraag bij de gemeente. In de maanden die volgden, hebben Hans en ik nauw samengewerkt met Tessa en haar team om dit plan vorm te geven. Het was een intensief proces, maar uiteindelijk was het resultaat er: de subsidieaanvraag werd ingediend en, tot grote vreugde van het bestuur, ook goedgekeurd.
Bestuursreglement
Maar daarmee was onze samenwerking nog niet ten einde. Door het succes van de subsidieaanvraag kwam al snel de vraag of we Swimpact ook konden helpen bij het verder professionaliseren van hun bestuur. Met inmiddels vijf toegewijde bestuursleden was er behoefte aan structuur en duidelijke afspraken. Hans en ik hebben daarom een workshop georganiseerd waarin we verschillende aspecten van goed bestuur hebben besproken en samen hebben gewerkt aan het opstellen van een bestuursreglement. Dit reglement zorgde ervoor dat iedereen binnen het bestuur wist wat van hen verwacht werd en hoe ze het beste konden samenwerken.
Daarnaast kregen we ook de vraag om te helpen bij het opzetten van een vrijwilligersbeleid. Aangezien het werk van Swimpact steeds omvangrijker werd, was er dringend behoefte aan een solide basis voor het aantrekken en inzetten van vrijwilligers. Ook hiervoor hebben we een plan geschreven en dit tijdens een workshop aan het bestuur en andere betrokkenen gepresenteerd. Dit heeft hen geholpen om vrijwilligers op een effectieve manier in te zetten en zo hun werk nog verder uit te breiden.
Grip op financiën
Tot slot hebben we ook geadviseerd over het verbeteren van de administratie. Van het opzetten van een goede boekhouding tot het opstellen van jaarrekeningen; we hebben hen voorzien van de nodige kennis en tools om dit zelf op een professionele manier te doen. Hierdoor konden ze niet alleen beter verantwoording afleggen aan de subsidiegevers, maar ook intern meer grip krijgen op de financiën.
Onze samenwerking met Swimpact liep formeel eind juni af, maar ik kijk met veel voldoening terug op wat we samen hebben bereikt. Tessa en het bestuur zijn erin geslaagd om in slechts enkele jaren tijd van een bescheiden initiatief uit te groeien tot een professionele organisatie. Het geeft me veel voldoening dat ik, door mijn ervaring en kennis, heb kunnen bijdragen aan hun groei en succes.
Verrijkend
Wat ik persoonlijk meeneem uit dit traject, en wat mij ook motiveert om dit werk te blijven doen, is de kracht van maatschappelijke betrokkenheid. Het is prachtig om te zien hoe goedwillende vrijwilligers met de juiste ondersteuning in staat zijn om een groot verschil te maken. En hoewel ik altijd benadruk dat ik ondersteun en adviseer, en niet uitvoerend werk, vind ik de afwisseling en het samenwerken met andere SESAM’ers enorm verrijkend. Het blijft bijzonder om deel uit te maken van zo’n bevlogen team en te zien hoe onze gezamenlijke inspanningen vruchten afwerpen.”
‘De basis van de stichting moest op orde zijn’
Reactie Tessa Laan, oprichter Swimpact
“Ik had geen ervaring met het oprichten van een stichting. Toch kwam het zo op mijn pad, tja… wat dan? Ik wist dat als we zwemles willen blijven geven, dan moet de basis van de stichting op orde zijn. Han en Hans hebben ons hiermee op een prettige en kundige manier geholpen. Een beetje als een recept waarbij we samen de juiste ingrediënten kozen en deze op een goede manier leerden bereiden. Nu de fundering gelegd is, kunnen we verder bouwen!”