‘In mijn werkende leven was ik professioneel bemoeial’, zegt SESAM adviseur Maarten van Tilburg (67). Als adviseur en projectleider was hij onder andere betrokken bij Vluchtelingenwerk en KWF Kankerbestrijding. Zijn collega Siebe Poutsma (70) was onder andere docent hbo Veranderingsmanagement en had zijn eigen coaching praktijk. Beiden hebben nog steeds een passie voor mensen en processen in organisaties. Samen gingen ze aan de slag voor het project Huurdersverenigingen Meppel, Hoogeveen en Steenwijkerland.
“Als adviseur bij SESAM werd ik samen met Siebe Poutsma benaderd door een woningbouwcoöperatie, die actief is in drie verschillende gemeenten: Meppel, Hoogeveen en Steenwijkerland. Hun vraag was of wij de drie huurdersverenigingen konden ondersteunen bij het intensiveren van hun samenwerking. Eerdere pogingen om tot één centrale huurdersvereniging te komen waren namelijk vastgelopen.
We begonnen met een kennismakingsgesprek waarin we de situatie verkenden. Al snel werd duidelijk dat er behoefte was aan een frisse aanpak. De woningbouwcoöperatie wilde graag dat we hen hielpen om een structurele samenwerking tussen de drie verenigingen tot stand te brengen. Dat begon met een uitgebreide nulmeting bij alle drie de verenigingen. We wilden weten hoe ze er op dat moment voor stonden: qua organisatie, activiteiten, sterke punten, en hun visie op samenwerking.
In deze fase was het belangrijk dat we niet alleen met de voorzitters spraken, maar juist de volledige besturen erbij betrokken. In een grote gezamenlijke sessie deelden we onze bevindingen. Dit gaf de besturen de kans om samen te praten over de mogelijkheden voor samenwerking en welke vorm dat zou kunnen aannemen.
Hoogeveen vanuit de lucht. Op de foto boven het artikel zie je het centrum van Meppel.
We vonden het belangrijk dat de gesprekken niet alleen over de ‘harde’ aspecten van samenwerking gingen – zoals wat het zou opleveren – maar ook over de ‘zachte’ kant: wat vinden de betrokkenen belangrijk om te behouden, en hoe moeten we dit proces begeleiden? Door goed te luisteren, door te vragen en de verschillende inzichten samen te brengen, kwamen we tot de kern van de zaak. Het werd duidelijk dat de inhoud van de samenwerking eerst bepaald moest worden, voordat we naar een geschikte vorm konden zoeken.
Een ander belangrijk punt was dat we samen moesten erkennen hoe zwaar de vrijwilligers van de huurdersverenigingen het hadden. Ze deden al enorm veel, en er kwam steeds meer op hen af. We maakten de vergelijking met ondernemingsraden, die vaak professionele ondersteuning hebben. Het was daarom ook een belangrijk advies van ons dat er voor de huurdersverenigingen extra ondersteuning moest komen, iets waar zowel de besturen als de woningbouwcoöperatie het mee eens waren.
Op basis van de kernwaarden en thema’s van de samenwerking, presenteerden we ons advies eerst aan de besturen en daarna aan de directie van de woningbouwcoöperatie. Deze directie stond open voor ons voorstel en erkende dat er budget beschikbaar was om de benodigde ondersteuning te realiseren. Dit gaf de vrijwilligers meer ruimte om hun werk goed en met plezier te blijven doen, zonder dat ze overbelast raakten.
Een van de bestuurders gaf bijvoorbeeld aan dat hij zich liever op lokale kwesties wilde concentreren in plaats van op centrale thema’s. Die ruimte was er nu. We stelden vervolgens verschillende scenario’s voor: van een lichte vorm van samenwerking tot een meer intensieve vorm, waarbij de zwaarste optie – een centrale huurdersvereniging – op dit moment nog te ver ging. Uiteindelijk kozen ze voor een federatie waarin de centrale thema’s gezamenlijk worden opgepakt, maar de lokale verenigingen hun eigen identiteit behouden.
Onze rol hield op nadat we dit proces in gang hadden gezet. Voor de verdere uitvoering adviseerden we om een professionele kwartiermaker in te schakelen die de organisatie van de federatie zou begeleiden. Deze persoon is inmiddels gevonden en zal met de drie voorzitters samenwerken om de federatie op te richten. Het doel is dat er op 1 januari 2025 een centrale huurdersorganisatie staat.
Ik kijk met tevredenheid terug op dit project. Door stap voor stap te werken, goed te luisteren en de juiste vragen te stellen, hebben Siebe en ik een impasse weten te doorbreken en ze echt een stap verder kunnen helpen. Het was een proces van geduld en zorgvuldigheid, waarbij we de besturen de tijd gaven om na te denken en met elkaar in gesprek te gaan. Uiteindelijk gaat dit zeker zorgen voor een toekomstbestendige samenwerking tussen de huurdersverenigingen.”
‘SESAM staat echt naast de vrijwilligersorganisatie’
Reactie Huurdersverenigingen:
“Door de inzet van Maarten en Siebe was er ruimte om, met respect voor andermans inzichten, verder te komen in een proces van samenwerking en eenwording. Dankzij hun benadering en aanpak, niet hoog-over maar staan naast de vrijwilliger, hebben we mooie resultaten bereikt. Ook de aanpak van, in een klein groepje met afvaardiging vanuit elke vereniging, een stelling/vraag bespreken was erg prettig. In onze ervaring staat SESAM echt naast de vrijwilligersorganisatie. Er is geen afstand en alles kan gezegd worden. Zo leerden wij ook op een andere manier kijken naar de uitdagingen!”